Normas generales aplicables al control de las obligaciones del empleador y los procedimientos de inspección

Mediante Acuerdo Ministerial No. MDT-2023-140 del Ministerio de Trabajo, expedido el 14 de noviembre de 2023, se expidieron las “Normas generales aplicables al control de las obligaciones del empleador y los procedimientos de inspección.” Este acuerdo busca regular las normas generales para el control de las obligaciones del empleador y establece los procedimientos de inspección.

A continuación resumimos las obligaciones más importantes contenidas en el Acuerdo:

Plataforma Informática y Registro de Información:

• Se establece la obligación para los empleadores de registrarse en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo, suscribir el acuerdo de uso de medios electrónicos y mantener actualizada la información.
• Los empleadores son responsables de conservar toda la información proporcionada por los trabajadores, pudiendo almacenarse digitalmente con el mismo valor que los documentos físicos.
• Los empleadores deben llevar un registro obligatorio de los trabajadores activos en la plataforma habilitada por el Ministerio del Trabajo, con el plazo de registro dentro de los 15 días posteriores al ingreso del trabajador.

Décimos:

• Se detallan las reglas para el cálculo y pago de la decimotercera y decimocuarta remuneración, incluyendo la solicitud de acumulación, periodos de cálculo y fechas de registro según la región.
• El trabajador debe solicitar la acumulación de pago dentro de los primeros 15 días de la relación laboral y hasta el 15 de enero de cada año si decide cambiar la forma de pago.

Utilidades:

• Los empleadores deben realizar el pago de la participación de utilidades dentro de los quince (15) días a partir de la fecha de liquidación, la cual debe realizarse hasta el 31 de marzo de cada año.
• Se detallan los mecanismos de distribución del 15% de participación de utilidades, dividiendo el 10% entre todos los trabajadores y extrabajadores según el tiempo laborado, y el 5% restante en proporción a las cargas familiares.
• Se establecen condiciones para las cargas familiares que se acrediten y se detalla el proceso para presentar la documentación necesaria hasta el 31 de marzo del ejercicio fiscal correspondiente.
• Se establece un cálculo específico para trabajadores y extrabajadores de sectores estratégicos de la minería e hidrocarburífero, tomando en cuenta los porcentajes establecidos en la ley.
• Se establece el cronograma para el registro del pago de utilidades, detallado según el noveno dígito del RUC o cédula de ciudadanía.

Actas de finiquito y liquidaciones:

• En caso de terminación de la relación laboral, el plazo para el registro es de 30 días.
• Si el trabajador no reclama la liquidación, el empleador tiene 15 días, contados desde la fecha límite de registro, para realizar la consignación. Se detalla un procedimiento que incluye la generación del acta de finiquito a través del sistema informático del Ministerio del Trabajo, la revisión por parte del inspector de trabajo y la autorización de pago, seguida por la carga de documentos en la plataforma.
• El no registro del acta de finiquito, sujeto a denuncia, será motivo de sanción según lo dispuesto en este Acuerdo Ministerial.

Reglamento interno

• Es obligatorio mantener y registrar el reglamento interno de trabajo para empleadores con 10 o más trabajadores.
• El empleador debe completar la información necesaria en el sistema designado y adjuntar el proyecto de reglamento interno de trabajo en formato PDF firmado. 
• La Resolución de aprobación del Reglamento Interno de Trabajo será emitida por el Director Regional del Trabajo y Servicio Público. En caso de negativa, el peticionario puede volver a iniciar el trámite. 
• El no registro del reglamento interno de trabajo es motivo de sanción

Inspecciones:

• El Ministerio del Trabajo puede llevar a cabo inspecciones focalizadas e integrales, ya sea a través de notificación electrónica o en las instalaciones del empleador.
• Las inspecciones focalizadas son aquellas que verifican el cumplimiento de derechos laborales específicos, especialmente enfocados en sectores o grupos de atención prioritaria; mientras que las integrales verifican el cumplimiento integral de los derechos laborales establecidos en el Código del Trabajo y normativas conexas.
• Las inspecciones, tanto focalizadas como integrales, podrán llevarse a cabo de manera electrónica o de campo.
• El procedimiento administrativo terminará con el auto de archivo o la resolución de sanción. El plazo máximo para estos procesos es de sesenta (60) días desde la notificación de la inspección.

Infracciones y sanciones:

• Se definen tipos de infracciones
  • I) Infracciones Leves: Incluyen incumplimientos como no tener la autorización requerida y violar diversos artículos del Código del Trabajo. Las sanciones varían según el tamaño del empleador.
  • II) Infracciones Graves: Comprenden incumplimientos más significativos, con sanciones proporcionales al tamaño del empleador y la gravedad de la infracción.
  • III) Infracciones Muy Graves: Involucran incumplimientos de mayor impacto, como violar artículos fundamentales del Código del Trabajo y otras leyes relacionadas. Las sanciones se incrementan de acuerdo con el tamaño del empleador.
• Multas: Las multas van desde un dólar hasta 20 remuneraciones básicas unificadas.
• Se definen sanciones especiales con montos específicos en dólares (USD) para infracciones como no registro o registro tardío de contrato de trabajo, actas de finiquito, autorización del artículo 47.1 del Código del Trabajo, formularios de remuneración, pago de utilidades, registro de reglamento interno de trabajo, incumplimiento de inclusión de personas con discapacidad, y violaciones al Código de la Niñez y Adolescencia.
• La cuantía de las sanciones puede incrementarse hasta el doble en caso de reincidencia en el mismo incumplimiento en dos procesos de inspección diferentes, con una diferencia temporal mínima de treinta (30) días y máxima de un (1) año calendario.