Norma para la prevención del delito de lavado de activos y del financiamiento de delitos

Mediante Resolución No. 0689 de la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), suscrita el 22 de septiembre de 2023, se publicó la “Norma para la prevención del delito de lavado de activos y del financiamiento de delitos.” Esta norma, la cual entró en vigencia el mismo día de su emisión, establece pautas y procedimientos de cumplimiento obligatorio para todos los sujetos que no tienen un organismo de control específico y, por tanto, cuya supervisión es competencia de la UAFE.

A continuación resumimos los puntos más importantes contenidos en la Resolución:

TÍTULO I – SISTEMA DE PREVENCIÓN DEL DELITO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DE DELITOS CON UN ENFOQUE BASADO EN RIESGOS:

El Título I se enfoca en establecer un sistema de prevención de riesgos para lavado de activos y financiamiento de delitos. Esto incluye políticas, la designación de un oficial de cumplimiento, procedimientos de registro y reporte de operaciones, y la gestión de riesgos relacionados con clientes y jurisdicciones. También define políticas generales para la prevención, incluyendo la debida diligencia y el monitoreo de operaciones.

CAPÍTULO I – SISTEMA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DE DELITOS

• Se establece la obligación de implementar un sistema de prevención de riesgos para lavado de activos y financiamiento de delitos, que incluye la aprobación de políticas, designación de un oficial de cumplimiento, auditorías internas, procedimientos de registro y reporte de operaciones, cumplimiento de requerimientos legales y actualización de datos anuales.
• El sistema de prevención de riesgos incluye políticas, procedimientos y metodologías para prevenir y detectar operaciones sospechosas, y es supervisado por la UAFE, que emite observaciones y sanciones por incumplimiento. Además, se debe registrar y actualizar el Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos.
• La administración de riesgos del delito de lavado de activos y financiamiento de delitos permite a los sujetos obligados identificar, medir, controlar y monitorear los factores de riesgo relacionados con clientes, productos/servicios, canales y jurisdicciones.
• Los sujetos obligados deben diseñar e implementar una metodología de administración de riesgos que consta de las etapas de identificación, medición o evaluación, control y monitoreo.
• Se deben definir políticas generales relacionadas con la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, incluyendo el impulso del conocimiento de la normativa legal, el cumplimiento interno, la designación y calificación del oficial de cumplimiento, la identificación de factores de riesgo, la debida diligencia, el monitoreo de operaciones, la identificación de clientes relacionados con listas de sanciones, y la conservación de documentación.

CAPÍTULO II – MEDIDAS PREVENTIVAS

• Política de Conocimiento del Cliente (KYC): Se establece un procedimiento mediante el cual el sujeto obligado identifica a su cliente y evalúa su nivel de riesgo al inicio de una relación comercial. Esto implica recopilar información esencial y mantenerla actualizada.
• Medidas de Debida Diligencia: Los sujetos obligados deben aplicar medidas de debida diligencia en varias situaciones, como el establecimiento de relaciones comerciales, transacciones ocasionales significativas, transacciones electrónicas y en caso de sospecha de lavado de activos.
• Identificación del Cliente: Se deben identificar a los clientes, ya sean personas naturales o jurídicas, utilizando documentos confiables y datos verificables.
• Verificación del Cliente: Además de la identificación, se requiere verificar la identidad del cliente y, en algunos casos, del beneficiario final. Esta verificación puede realizarse antes o después del establecimiento de la relación comercial.
• Beneficiario Final: Se debe identificar al beneficiario final, es decir, a la persona que posee recursos directa o indirectamente a través del cliente.
• Personas Expuestas Políticamente (PEP): Se establecen medidas adicionales para clientes que son PEP, incluyendo la aprobación de la alta gerencia y el monitoreo permanente.
• Debida Diligencia Simplificada: Permite reducir requisitos de información para clientes de bajo riesgo después de aplicar la debida diligencia completa.
• Debida Diligencia Ampliada: Implica procedimientos más exhaustivos para clientes de alto riesgo, como PEP, clientes bajo investigación o transacciones inusuales.
• Dependencia en Terceros: Los sujetos obligados pueden depender de terceros para realizar la debida diligencia, pero deben cumplir con requisitos específicos.
• Proveedores Externos de Debida Diligencia: Pueden contratarse proveedores externos, pero se requieren garantías de confidencialidad y autorizaciones por escrito de los clientes.

TÍTULO II – REGISTRO DE LOS SUJETOS OBLIGADOS Y DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO.

Este título establece los requisitos y procedimientos para el registro de sujetos obligados y la designación de oficiales de cumplimiento, así como las responsabilidades y funciones de estos oficiales en la prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. También se detallan los plazos para la conservación de información y las sanciones por incumplimiento.

CAPÍTULO I – DEL CÓDIGO DE REGISTRO:

• El código de registro es una identificación otorgada por la UAFE (Unidad de Análisis Financiero y Económico) a los sujetos obligados para cumplir con la normativa nacional de prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
• Los sujetos obligados deben solicitar su código de registro siguiendo el procedimiento establecido por la UAFE.
• La UAFE puede inactivar el código de registro de personas naturales y jurídicas sujetas a su control y supervisión si se cumplen ciertos requisitos, y el sujeto obligado debe presentar una solicitud para ello.

CAPÍTULO II – DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO:

• Los sujetos obligados bajo el control de la UAFE deben designar un oficial de cumplimiento titular, responsable de supervisar la implementación y funcionamiento del sistema de prevención de riesgos.
• El oficial de cumplimiento debe ser un funcionario de nivel gerencial y no debe tener funciones que generen conflictos de interés.
• El oficial de cumplimiento actúa como enlace entre el sujeto obligado y la UAFE durante las labores de supervisión y control.
• Se detallan los requisitos para calificarse como oficial de cumplimiento, que incluyen ser mayor de edad, tener un título de tercer o cuarto nivel en áreas relacionadas, aprobar capacitaciones específicas y más.
• Se establecen procedimientos para el nombramiento y calificación del oficial de cumplimiento, incluyendo la presentación de documentación requerida.
• Se enumeran las funciones del oficial de cumplimiento, como la elaboración de matrices de riesgos, capacitación del personal, control del cumplimiento de políticas de debida diligencia y más.
• Se establece que el sujeto obligado debe informar a la UAFE de inmediato sobre cualquier cambio o desvinculación del oficial de cumplimiento.
• Se detallan las sanciones administrativas que la UAFE puede imponer por incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el oficial de cumplimiento.

CAPÍTULO III – CAPACITACIÓN AL PERSONAL DEL SUJETO OBLIGADO:

• Los oficiales de cumplimiento deben desarrollar programas de capacitación y formación permanente para el personal del sujeto obligado, incluyendo a directivos, representantes legales y otros cargos jerárquicos.
• La capacitación debe cubrir temas como el manual de prevención del lavado de activos, las fases del lavado de activos, normativas relevantes y más.

CAPÍTULO IV – CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN:

• Los sujetos obligados deben conservar cierta información, como reportes de operaciones sospechosas, requerimientos de información adicional y formularios de debida diligencia, durante al menos diez años.
• Se detallan los plazos para la conservación de esta información.

CAPÍTULO V – SUPERVISIÓN:

• La UAFE supervisará el cumplimiento del sistema de prevención de riesgos por parte de los sujetos obligados y establecerá observaciones y sanciones por incumplimiento.

CAPÍTULO VI – SANCIONES:

• Se menciona que la UAFE puede imponer sanciones administrativas por incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el sistema de prevención de riesgos.

SECCIÓN I – CONSIDERACIONES ESPECIALES PARA LA CALIFICACIÓN DE OFICIALES DE CUMPLIMIENTO:

• Se establecen consideraciones especiales para la calificación de oficiales de cumplimiento en sectores específicos, como registradores de la propiedad y/o mercantiles, notarios, fundaciones, organismos no gubernamentales y equipos de fútbol de series A y B.

TITULO III – NORMAS APLICABLES PARA LOS ABOGADOS, OTROS PROFESIONALES DEL DERECHO Y CONTADORES

El Título III establece las regulaciones aplicables a abogados, otros profesionales del derecho y contadores en relación con la prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. 

• Reporte de Información: Los sujetos obligados mencionados deben informar a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) sobre operaciones sospechosas en un plazo de cuatro días desde que tienen conocimiento de ellas. Deben proporcionar todos los documentos relevantes.
• Guía Básica: Deben crear una guía básica de prevención del lavado de activos y financiamiento de delitos con un enfoque basado en el riesgo.
• Código de Registro y Oficial de Cumplimiento: Estos sujetos obligados pueden solicitar un código de registro a la UAFE y tienen la opción de ser sus propios oficiales de cumplimiento. También pueden designar a otra persona para ocupar ese cargo, siempre y cuando esta persona no sea oficial de cumplimiento en otro sujeto obligado.

TITULO IV -NORMAS APLICABLES PARA ACTORES CON REPORTES ESPECÍFICOS

El Título IV establece las normas aplicables a los «actores con reportes específicos», que son sujetos obligados que solo deben reportar sus propias transacciones que igualen o superen un umbral establecido en la Ley.

• Reporte de Información: Los sujetos obligados con reportes específicos deben enviar a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) información sobre sus propias operaciones nacionales e internacionales que sean iguales o superiores a diez mil dólares de los Estados Unidos de América, dentro de los 15 días posteriores al final de cada mes.
• Código de Registro: Estos sujetos obligados también deben solicitar un código de registro a la UAFE.